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. LA PLANIFICATION : MOT CLÉ DE TOUTE ORGANISATION D'ÉVÉNEMENT

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Organiser un événement peut vous sembler facile mais tous ceux qui ont déjà vécu cette expérience vous dirons que c'est bien plus complexe que l'on pense. Un événement peut prendre différentes formes mais c’est avant tout un modèle de communication simple et efficace qui sert à informer, motiver et populariser une idée auprès d'un groupe cible.

Dans ce bref article, vous trouverez des idées, des suggestions et quelques pistes de réflexion pour l’organisation d’un événement.  

Si on ne veut pas se réveiller à quelques semaines de notre événement avec plein de petits "bobos" à résoudre, il faut alors bien le planifier.  Premièrement, n'essayez pas de tout faire seul. Demandez l'aide d'autres personnes et formez ainsi un comité de planification, qu'on appelle aussi souvent le comité organisateur, afin de vous épauler dans les différentes tâches.   Idéalement, ce comité devrait être composé de personnes du groupe cible ainsi que de représentants d'organismes qui offrent des services à ces personnes. Comme on le dit si bien "plusieurs têtes vaut mieux qu'une seule" n'est-ce pas ?  Alors une de vos premières tâches sera de déterminer qui y participera et le rôle particulier que ces personnes joueront au sein de votre comité.

COMMENT ORGANISER UN ÉVÉNEMENT

Plus vite vous allez commencer à organiser votre événement, meilleures seront vos chances de faire de votre initiative un succès.

Le comité de planification - premier pas du processus de planification

Une des première étapes que le comité de planification aura à faire est de définir les objectifs poursuivis par cet événement.   Il faut toujours s'assurer que ces objectifs soient réalistes et en plus d'avoir les ressources, autant humaines que financières, pour les réaliser.  Il aura aussi à choisir un thème qui saura passionner et motiver la participation des gens de votre groupe cible.

Définition des objectifs :

Quel est votre public cible ?

  • Quel(s) thème(s) vous souhaitez aborder ? - Essayez de trouver un slogan court que les gens reconnaîtront facilement.  Ce thème doit être positif et non pas défensif.  Plus l'événement que vous désirez élaboré est orienté vers des sujets concrets, précis et familiers, mieux il pourra faire comprendre et partager à votre groupe cible le message que vous désirez "faire passer".


Les questions clés à se poser pour commencer ...

À quel moment ?  N'oubliez pas de vérifiez s'il n'y a pas d'autres activités qui ont lieu en même temps dans votre communauté !  

Où cela aura-t-il lieu ? Réserver la salle suffisamment longtemps à l'avance.  Choisissez un endroit connu et/ou facile à trouver.  Votre salle doit aussi être suffisamment grande pour accueillir tout votre monde, mais pas trop grande pour qu'elle se remplisse à moitié.  Assurez-vous aussi que vous ayez accès à l’équipement audio et visuel dont vous aurez besoin ( microphones, écran de visionnement, projecteurs....)

Quel type d’animation pensez-vous utiliser ? Identifiez différentes options et choisissez celle qui est la mieux adaptée pour rejoindre votre groupe cible (porte ouverte, session d’information, atelier de formation, foire...)

Qui seront les animateurs, conférenciers, invités spéciaux ? Confirmez le plut tôt possible avec eux leur participation.

Toutes ces décisions doivent se prendre assez tôt dans le processus.  Ces renseignements vous serviront pour réserver la salle et les services d'un conférencier s'il y a lieu et aussi pour la promotion de votre événement.

Le plan d'action - dès le début du processus

Un plan d'action est important pour pouvoir "mettre sur papier" toutes les tâches à accomplir pour la réalisation de l'événement ainsi que le moment pour le faire et qui en sera responsable.  On peut même y retrouver les coûts reliés à chacune des tâches.  Ce plan d'action vous servira de "carte routière" tout au long du processus.

Le budget - dès le début du processus

En établissant votre budget, vous pourrez ainsi figurer les ressources qui sont disponibles et celles dont vous devrez acquérir.  Les principaux éléments qui figurent dans le budget peuvent être...

Dépenses

  • Frais reliés au personnel - salaire,
  • Frais de fournitures - téléphone, timbres, papier
  • Aménagement d’un espace (décoration,
  • Équipements - matériel informatique et audiovisuel, équipement pour démonstration
  • Frais d’assurances complémentaires
  • Frais de publicité et de relations publiques (cartes d’invitation, documentation, dossier de presse, animation)
  • Divers

Recettes

  • Revenus (s’il y a des frais d’inscription par exemple)
  • Subventions
  • Partenariats (autant au niveau de l’argent que des biens ou services)

Quand vous faites votre budget, il peut être intéressant d’avoir une colonne qui indique les montants que vous avez planifiés pour chaque item et aussi une autre qui montre le coût réel.  Cela peut vous aider lors de la planification d’autres événements.

La promotion - de trois à quatre semaines avant

Ne pas oublier que votre événement sera d’autant plus réussi que vous réussissez à la faire connaître auprès de ceux avec lesquels vous souhaitez établir un contact lors de cet événement.  Pour ne pas oublier aucun aspect, un plan de communication est donc nécessaire pour vous aider à prévoir le temps et l’énergie pour la publicité pour votre événement.  

Idéalement, il faut commencer à promouvoir votre événement environ un mois avant.  Il ne faut pas trop le faire trop tôt car le matériel promotionnel que vous avez envoyé risque d'être oublié sur un bureau quelconque et pas trop à la dernière minute car les personnes susceptibles de participer auront autre chose de planifier.  

      Votre invitation ou brochure ne doit pas être surcharger d'information.  Il faut y retrouver les principaux renseignements tels que l'heure, la date, l'endroit, une brève description de l'événement et ce qui inciterait  les personnes à participer.  Vous devez également ajouter le nom d'une personne ressource et son numéro de téléphone pour les gens qui désirent se renseigner davantage.  
 
 Environ deux semaines avant l'événement, faites le suivi des invitations qui ont été postées.  Cela peut se faire soit par des entrevues dans les médias de votre communauté (journeaux, radio communautaire, babillard, liste d'envoi par télécopieur).  
 
Vous pouvez également préparer des affiches pour annoncer votre événement.  Celles-ci pourrait être affichées sur les babillards des bibliothèque ou bien des organismes communautaires.   

L’événement comme tel - une semaine avant

En prenant pour acquis que votre salle est déjà réservée et que le conférencier a confirmé sa présence, il reste quand même quelques vérifications de dernières minutes à faire :

  • Élaborez un horaire de la journée détaillée en estimant la durée de chaque activité de façon à assurer la meilleure participation possible.
  • Assurez-vous que le matériel audiovisuel (microphones, VCR, projecteur...), une estrade ou d’un podium et que toutes les aides audiovisuelles nécessaire soient disponibles et fonctionnent adéquatement;
  • Si vous avez demandé un service de traiteur, confirmer avec lui la date, l'heure et l'endroit ainsi que le nombre de participants.
  • Tout dépendant du type d'événement qui aura lieu, la disposition de la salle a un rôle important à jouer.  Si les participants ne sont pas confortables soit parce qu'ils sont trop nombreux dans un espace restreint ou bien qu'il fait trop chaud, ils seront moins attentifs et ce particulièrement pour les conférences ou ateliers de formation.
  • Avez-vous pensez à prendre des photos ?  Elles pourront vous servir par la suite auprès des médias ou tout simplement comme souvenir.
  • N'oubliez pas de recueillir la rétroaction des participants soit par le biais d'un questionnaire d'évaluation ou bien par des commentaires recueillis.  
  • Aussi n'oubliez pas de prévoir des solutions de rechange en cas de mauvais temps par exemple ou bien si les invités d’honneur ne se présentent pas.
  • Prenez les dispositions nécessaires pour l’installation, la remise en place et le nettoyage du site.


L'après événement - une semaine après

Maintenant que l’événement a eu lieu, le travail par contre ne s'arrête pas là ! Il faut aussi faire le bilan de l’événement que vous avez organisé, le faire connaître et vous préparez pour le prochain!

L'évaluation est une étape qu'on néglige souvent pour toutes sortes de raisons : fatigue, difficulté de se réunir ou recul.  Pourtant c'est une étape indispensable.  Elle sert à vérifer si les objectifs ont été atteints et si les participants ont été satisfaits. Partagez ensuite les résultats avec les médias locaux et d’autres groupes dans votre collectivité.  

N'oubliez pas aussi d'envoyer une lettre de remerciement aux bénévoles, aux commanditaires, aux conférenciers et aux autres personnes qui ont contribué à la tenue de l’événement.

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