Back to top

PRÉPARER DES PRÉSENTATIONS ASSISTÉES PAR ORDINATEUR

Section: 

Pour certaines personnes rien n’est plus facile que de faire des présentations.  Elles s’installent sans avoir une démarche spécifique en tête, pas de notes, confidente de ce qu’elles vont présenter et ce, à la dernière minute et voilà le tour est joué : elle sont là devant vous à présenter leur sujet comme si elles s’étaient préparées pendant des heures.

Malheureusement ce n’est pas le cas de la grande majorité d’entre nous.  dans ce bref article, je vais vous présenter quelques petits trucs pour vous faciliter la tâche et ce, en prenant pour acquis que plusieurs d'entre vous utilisent le logiciel pour Powerpoint de Microsoft.  Je vais mettre l'accent surtout au niveau de la présentation comme telle et non principalement sur le contenu.  

Pour commencer, préparez votre présentation en ayant le résultat final en tête

• Accumulez l’information nécessaire pour votre présentation.  Ensuite, prenez deux minutes pour penser au but de votre présentation : est-ce que vous voulez sensibiliser votre audience sur un thème spécifique, les services et programmes de votre organisme, informer, persuader, demander un appel à l’action ou bien présenter les résultats d’une de vos recherches ?  Votre présentation doit être bien construite si vous voulez réussir à “faire passer” votre message. PowerPoint vous offre la possibilité de bâtir votre matériel en même temps que votre présentation visuelle.  En utilisant l'option " View " et " Note Page ", vous pouvez inscrire vos notes pour votre présentation.
• Cernea ensuite votre auditoire par rapport au sujet que vous allez présenter (ses connaissances, son expérience, ses besoins, ses désirs et ses objectifs).  Posez-vous la question : Que connaît mon public de ce sujet ?

• Pensez également au format de votre présentation : vous a-t-on accordé un certain temps – 15 minutes, 1 heure ou plus; voulez-vous présenter un survol de votre projet ou bien y aller plus en profondeur ou bien est-ce un atelier de formation ?  

• N’oubliez pas que la dimension de la salle et le nombre de participants auront également un impact sur le format de présentation que vous allez utiliser. Le genre d’équipement, de local et de préparation varie selon la taille de votre auditoire.  Généralement, on retrouve trois catégories : de 1 à 3 personnes, de 4 à 25 personnes et 25 personnes et plus.  Si c'est possible allez visiter les lieux avant de faire votre présentation ainsi vous aurez une meilleure idée de la disposition de la salle et du genre d'activités interactives que vous allez utilisées lors de votre présentation.

• Vous devez également penser au matériel écrit aux participants que vous allez remettre aux participants.   Vous pouvez imprimer les diapositives que vous présentez et en remettre une copie à votre auditoire.  Pour cela, il suffit de choisir l'option " Imprimer " (print) et sous " Format d'impression " (print what)" choisssisez le nombre de diapositives que vous voulez par page.  Les notes que vous avez ajouté n'apparaisseront pas lors de l'impression, seulement les diapositives.

En planifiant assez à l'avance, cela vous permettra peut être avec certaines possibilités que vous offre Powerpoint telles que d'utiliser les gabarits  qu'il vous propose.   Powerpoint vous offre aussi la possibilité d'y ajouter un peu d'animation – allez voir sous la fonction " Diaporame " et ensuite "animation".  Mais là attention, si vous n'avez pas le temps de pratiquer votre présentation avec les animations vaut mieux attendre à plus tard.

La présentation

Le texte :

• Commencez par la fin.  Donnez votre conclusion et prenez le reste du temps de votre présentation pour l’expliquer.  N’oubliez pas de faire un rappel à la fin de votre présentation.
• Préparez une introduction percutante.  Utilisez une question, faites une déclaration surprenante ou faites allusion à un fait pertinent pour susciter l'intérêt de votre auditoire.  L'introduction compte pour 5 à 10 % de votre présentation.
• Assurez-vous que la police de caractère que vous utilisez est assez grande pour que les personnes qui sont assises à l’arrière puissent lire les diapositives.
• Le texte de vos diapositives est composé de mots-clés.  C’est à vous de les expliquer et de leur donner un sens.  Déterminez les idées clés de votre message et appuyer les par des preuves telles que des statistiques, témoignages ou analogies.  N'oubliez pas que votre auditoire peut retenir que 4 à 6 points différents alors choisissez soigneusement votre mots-clés.
• Ne surchargez pas vos diapositives.  Votre auditoire doit être en mesure de repérer rapidement le point principal de la diapositive.  Soyez clair et précis.  L’important c’est votre présentation et non les “effets spéciaux” que vous pouvez ajouter.
• Préparez une conclusion qui reprendra votre objectif et qui produira une impression durable.  Vous pouvez conclure en résumant ou en réitérant le message ou en lançant un défi à votre public.  Une conclusion qui reprendra l'introduction peut aussi faire.  La conclusion doit compter pour 5 à 10 % de votre présentation.
• Pour terminer votre présentation en “douceur”, ajoutez une diapositive noire à la fin

Le format :

• Soyez consistant.  Utilisez le même fond de présentation, le même type de caractère et à la même grosseur tout au long de votre présentation.  Cela va faciliter la lecture de votre texte.
• Ne pas mélanger plus que trois polices de caractères dans une même présentation.
• Un caractère ayant une chasse moins importante est pus dynamique
• Les italiques peuvent être parfois plus lentes à lire
• Les caractères trop serrés et empattements diminuent le contraste des caractères
• Attention aux caractères de “fantaisie”, préférer l’efficacité au “look”
• Les interlignes (espace entre les lignes) trop étroites entraîne une confusion oculaire
• Attention aux effets de “bandes” provoqué par une interligne trop large
• Le titre principale de la diapositive doit être sur une seule ligne.  Idéalement il devrait contenir entre 5 et 7 mots.
• Le sous-titre doit refléter le résumé de la diapositive et peut quelque fois prendre plus d’une ligne

Les couleurs

• Essayez d’avoir le meilleur contraste possible entre votre texte et le fond de votre diapositive.
• Pour avoir un meilleur effet possible, utilisez 2 à 3 couleurs.  Par contre, ne pas utilisez les rouges ou vertes pour mettre de l’accent sur un mot ou un graphique.  Entre 10 et 15 % de la population éprouvent de la difficulté à différencier ces couleurs.
• La couleur blanche et jaune sont les meilleures pour le texte.
• Mettez vos graphiques en valeur en utilisant une couleur plus brillante, un motif qui “frappe” à l’œil.  Ajoutez un arrière-plan à votre graphique au lieu de l’avoir blanc.  Utilisez une image au graphique au lieu d’utiliser les “traditionnelles lignes ou barres”.

Quelques autres règles pour faciliter la lecture de vos diapositives

• Utilisez un vocabulaire précis et concis
• Évitez des verbes tels que faire, avoir, aller, mettre ou les expressions tels que “il y a”
• Bannissez les verbes au passif et la forme négative
• Préférez des mots cours (pas plus que quatre syllabes)
• Évitez le plus que possible les sigles et abréviations
• Préférez la présentation alignée à gauche à une présentation justifiée ou centrée car ces dispositions n’offrent aucun repère fixe pour l’œil
• Donner de l’impact à certains items prédominants dans votre présentation en utilisant des puces (bullets) ou numéros
• Évitez d’avoir plus que six lignes dans un visuel.  Si vous devez présenter plusieurs items alors faites des sous-catégories et utilisez deux diapositives
• Disposez vos images à la verticale car cela donne une idée de dynamisme, de mobilité.  Une image carrée impose la neutralité; une image horizontale implique le statisme, l’immobilité.
• Un texte comme une image est mis en valeur par le blanc qui est autour.  Il n’est donc pas toujours utile d’écrire en “gros” ou d’agrandir une image pour que le texte ou l’illustration soit mis en évidence.
• Préférez les fonds clair et un texte foncé.  

J'espère que ces petits conseils vous aideront à mieux préparer vos présentations.  Je vous invite également à visiter les sites suivants qui élaboreront davantage sur ce sujet :

 

 

Edition: