Back to top

MAIS IL N'Y A PAS QUE "LES SOUS" !

Section: 

Depuis les dernières années nous avons pu constater une diminution du financement accordé par les principaux bailleurs de fonds.  De ce fait, plusieurs organismes vont frapper aux mêmes portes lorsque vient le temps de trouver du financement pour leurs projets.

Il existe différentes méthodes pour aller chercher les ressources nécessaires mais il ne faut plus  se limiter qu’aux demandes qui génèrent des « sous » comme on le faisait il y a quelques années.  L’argent n’est qu’un des moyens pour obtenir des ressources et assurer la viabilité d'un projet.  Idéalement, une combinaison de différentes méthodes permettent d’aller chercher une variété de ressources autant au niveau financier, matérielou/et des ressources humaines nécessaires.

Que l'on fasse une demande pour avoir des "sous' ou que ce soit pour solliciter des biens ou un appui au niveau des ressources humaines, nous devrions y apporter la même attention.  D'abord, avant de se lancer dans la recherche de ressources et la rédaction d'une proposition, il faut tout savoir qui vous êtes et ce que vous désirez accomplir avec votre projet.

Voici quelques questions qui vous aideront à mieux définir votre organisme et ses services :

1. Quelle est la mission de votre organisme ?
2. Quelles ont été vos principales réalisations ?
3. Quels besoins votre organisme tente de combler dans votre communauté ?
4. Quel est le groupe-cible de votre organisme ?
5. Quel type d’activités votre organisme offre ?
6. Qui participe à la mise sur pied de nouveaux projets dans votre organisme ?
7. Pouvez-vous démontrer que votre communauté appuie les nouveaux projets qui sont mis sur pied ?

Vous devez aussi prendre le temps de réfléchir avant de commencer à rédiger votre demande :
1. Quels besoins particuliers votre projet servira-t-il à combler ?
2. Comment pensez-vous combler ces besoins ?
3. Quels sont les buts et objectifs fixés ?
4. Quelles sont les ressources dont vous aurez besoin pour mettre sur pied votre projet ?
5. Avez-vous une idée des groupes ou organismes qui pourraient financer ce projet ?  

IDENTIFIER ET ACQUÉRIR LES RESSOURCES NÉCESSAIRES  

Maintenant que vous savez  qui vous êtes et ce que vous désirez accomplir,
vous devez alors identifier les ressources dont vous aurez besoin pour votre projet et celles dont vous devez vous procurer.  Voici donc un plan d’acquisition qui vous aidera dans cette tâche :
                    

PLAN D’ACQUISITION EN 6 ÉTAPES

1. Identification des activités à réaliser - Faites une liste des activités qui seront mises en place afin d’atteindre les objectifs fixés par le projet.  À cette étape, il est souhaitable de mettre dans un ordre logique ces activités.
2. Identification des ressources requises pour la réalisation des activités - Préparez une liste des ressources matérielles (équipement, infrastructure), humaines (coordonnateur, bénévoles, responsables de certaines tâches) et financières dont vous aurez besoin.  Attention de ne pas traduire trop facilement vos besoins en terme financier.  Par exemple, il peut ête plus facile pour vous d’accéder à un local que de demander 1 000 $ pour le faire.
3. Inventaire des ressources disponibles - Identifiez le plus fidèlement possible les ressources matérielles, humaines et financières dont disposent votre organisme.  Il est important de ne pas sur-estimer ou sous-estimer ces ressources.
4. Identification des ressources à acquérir - Comparez maintenant votre liste de ressources nécessaires à celles dont votre organisme possède.  Faites la liste des ressources manquantes et catégorisez-les selon si elles sont de nature matérielle, humaine ou financière. Ici encore, il faut faire attention de ne pas traduire trop facilement les ressources manquantes en terme financier.
5. Élaboration d’un plan d’acquisition des ressources manquantes - À cette étape, il s’agit de faire votre plan d’acquisition dans lequel on retrouvera une liste des ressources, les coûts prévus, les collaborateurs (ceux qui peuvent vous donner ou vous aider à acquérir les ressources nécessaires), les objectis, les tâches, responsables et l’échéancier.
6. Évaluation - Maintenant que vous avez établi de façon réaliste votre plan d’acquisition, vous devez faire en quelque sorte un bilan de la situation.  
Suite à l’élaboration de votre plan, il peut ressortir que des ressources sont toujours manquantes.  Dans ce cas, vous devez faire des choix, c’est-à-dire sélectionner les activités de votre projet qui sont les plus prioritaires en fonction des objectifs à atteindre dans votre projet.  Vous pouvez également identifier des partenaires qui pourront vous aider à acquérir ces ressources manquantes.

SAVOIR CE QUE VOUS POUVEZ OBTENIR

Peu importe le type de financement recherché, il existe toute une variété de resources qui peuvent vous être offert :

  • le soutien technique : prêts de locaux ou de films, services de photocopies
  • le soutien professionnel : soutien à l’élaboration d’un projet, formation, aide à la préparation d’un budget, accès à des données statistiques
  • les subventions : de source municipale, provinciale, fédérales, des fondations
  • la tarification : frais d’inscription, droits d’admission, cotisation des membres, location d’équipement ou de matériel appartenant à un organisme, exploitation de concessions (casse-croûte, boutique), vente de services
  • les dons : en argent, en services, en biens
  • la commandite : en argent, en services, en biens
  • les opérations bancaires : emprunts, marge de crédit, taux d’intérêt préférentiel

ADOPTER UNE STRATÉGIE

Quelque soit l’activité de financement que vous choisirez, le cheminement est le même .    Vous devez développer une stratégie de financement qui vous permettra ...

  • d’identifier les ressources dont vous aurez besoin pour mettre sur pied ou continuer votre projet;
  • d’évaluer les coûts d’acquisition de celles-ci;
  • d’identifier les sources de financement potentielles;
  • d’identifier les tâches pour les acquérir, qui en sera responsable et les dates.

CHOISIR LES MÉTHODES DE FINANCEMENT LES PLUS APPROPRIÉES À VOS BESOINS

Au moment d’élaborer le plan d’acquisition des ressources, il vous faudra tenir compte de plusieurs questions :

  • Quels sont les objectifs que vous désirez atteindre par vos activités de financement ?  

Que désirez-vous ....
- faire connaître votre organisme ?
- faire participer les personnes qui bénéficient de vos services ?
- développer un sentiment d’appartenance ?
- procurer un activité divertissantes aux gens de votre communauté ?
- former des leaders ?
- motiver votre personnel et vos bénévoles ?
- sensibiliser le public à votre cause ?

  • Le genre de besoin

- cherchez-vous du financement de base ou du financement de projets ?
- vos programmes sont-ils regroupés sous forme de projet ?
- lequel de vos projets sera le plus attirant et pour quel bailleur de fonds ?
- avez-vous des besoins de ressources matérielles et de services ?
- où pouvez-vous vous procurer les ressources dont vous avez besoin ?

  • L’ampleur du projet

- le projet que vous désirez amorcer est-il de grande envergure ?
- avez-vous besoin de grosses sommes d’argent ?

  • L’urgence du besoin

- avez-vous besoin de ces ressources rapidement ou pouvez-vous attendre plusieurs mois, voire un an avant de les recevoir ?

  • L’histoire de votre organisme

- quelles méthodes de financement ont été utilisées avec succès dans le passé et quelles sources de financement ont donné de bons résultats ?

  • Les informations que vous possédez

- quels efforts devrez-vous déployer pour vous procurer les informations qui vous manquent ?

  • Le type de projet que vous désirez mettre de l’avant

- répondez-vous aux critères d’admissibilité des programmes de subventions gouvernementaux et des fondations ?

  • Les compétences et les ressources que vous possédez

- avez-vous ou pouvez-vous recruter le nombre de suffisant de personnes pour réaliser les activités de financement choisies ?
- ces personnes ont-elles les compétences requises ?
- est-ce que ces personnes ont assez de temps pour réaliser les activités dans les délais requis ?
- avez-vous les moyens financiers pour organiser le genre d’activité de financement que vous planifiez ?

  • vos valeurs

- est-ce que le type d’activité est compatible avec les valeurs de votre organisme et des gens de votre communauté ?

  • votre environnement social

- y a-t-il d’autres organismes qui tiennent des activités de financement semblables ?
- serait-il avantageux de joindre vos efforts aux leurs ?

Considérez chacun de ces aspects et essayez d’établir quelles méthodes de financement seraient la moins coûteuses en temps, en énergie et en argent pour votre organisme.  

FAIRE SES RECHERCHES

À cette étape, vous devez identifier les collaborateurs ou bailleurs de fonds potentiels qui pourront vous aider à acquérir les ressources nécessaires pour votre projet.  Vous devez faire un peu de recherche pour savoir s’il existe des programmes de financement où vous pouvez appliquer pour votre projet ou bien si des entreprises privées peuvent vous aider à acquérir certaines ressources.  Pour ce faire, vous devez identifier qui appuie le type de projet que vous proposez et pourquoi ?

Pour répondre à cette questions vous devez faire quelques recherches :

  • Déterminez qui sont les collaborateurs ou bailleurs de fonds potentiels
  • Obtenez le plus d’information possible sur les bailleurs de fonds potentiels – demandez leurs rapports annuels ainsi que leurs lignes directrices ou pré-requis pour faire votre demande
  • Examinez les exigences et champs d’intérêt des collaborateurs éventuels (clientèles cible, situation géographique, fonds disponibles et autres)
  • Prenez notes des conditions de financement, des dates d’échéance, du processus de présentation de la demande
  • Évaluez les collaborateurs ou bailleurs de fonds éventuels

PRÉSENTER DE VOTRE DEMANDE

Maintenant que vous êtes bien préparé, il est temps de rédiger votre demande de financement.  Elle peut se faire, selon le cas, soit en remplissant un formulaire officiel du bailleur de fonds ou bien en envoyant une demande écrite à un collaborateur potentiel.  

Cette demande devrait  décrire ce que tout collaborateur ou  bailleur de fonds aimerait «réellement» savoir  :  donc...
- À quoi servira le financement ?
- Pour qui ?
- Va-t-il servir à court, moyen ou long terme ?
- Comment vous allez mesurer l’impact de votre projet ?
- Comment l’organisme administre-t-il son budget ?
- Comment allez-vous souligner l’apport du collaborateur ou du bailleur de fond?

Votre demande doit bien informer le bailleur de fonds potentiel et savoir susciter son intérêt.  Il s’agit de lui transmette votre message de façon efficace.  

  • Soyez concis et présentez le tout dans un ordre logique
  • Rédigez votre proposition dans un langage qui est compris par le groupe-cible de votre projet
  • Communiquez votre message principal dès les premières lignes de votre proposition (dans le sommaire)
  • Utilisez la forme active (p. ex. nous inviteront les parents à.... et non les parents seront invités à ...)
  • Utilisez un langage clair, qui ne contient pas de jargon
  • Vérifiez l’ortographe et la grammaire – faites relire votre proposition ou bien servez-vous d’un logiciel qui vérifie l’ortographe et la grammaire
  • Numérotez les pages de votre proposition
  • Portez une attention particulière aux détails (nombre de pages exigées)
  • Demandez à une personne qui n’a pas participé à l’élaboration de la proposition de vérifier si le contenu est cohérent et facile à comprendre
  • Respectez les échéanciers

Rédiger une lettre de présentation -  La lettre de présentation est tout aussi importante que la proposition elle-même.  Elle est votre porte d’entrée dans laquelle vous devez «piquer» la curiosité du destinataire et qui l’amèra à lire votre proposition.

Votre lettre de présentation doit contenir les éléments suivants :
- Introduction : Allez droit au but et mentionnez immédiatement l’objectif de votre démarche.
- Argument :  Apportez un ou plusieurs arguments susceptibles «d’accrocher» l’intérêt du bailleur de fonds et de le conditionner favorablement.
- Actions-besoins : Indiquez comment votre projet répond à des besoins à combler dans votre milieu
- Attitude positive et collaboration : Démontrez brièvement que votre projet aura un impact positif sur votre groupe-cible.  Indiquez lui aussi l’engagement d’autres partenaires dans ce projet.
- Remerciement et saluations

Rédiger votre demande - Même si la plupart des bailleurs de fonds ont leurs propres exigences, dans la plupart des demandes nous retrouvons les éléments de base suivants :

  • Page titre

- titre du projet
- coordonnées de votre organisme
- nom d’une personne-ressources et numéro de téléphone si autre que celui de votre organisme
- identification du programme de financement pour lequel vous appliquez

  • Sommaire

- un aperçu du projet
- le besoin ou problème auquel vous voulez vous attaquer
- le groupe-cible
- l’importance de développer un tel projet
- pas plus que ¾ d’une page

  • Introduction

- compétences et crédibilité de l’organisme
- sommaire des principaux accomplissements
- références
- description de l’organisme et des autres participants aux projets

  • Description du problème ou évaluation des besoins

- description des besoins à combler et comment ils ont été identifiés, les lacunes au niveau des services ou activités.  Décrire également le groupe-cible, sa démographie, ses particularités et autres

  • But et objectifs du projet

- description des objectifs mesurables et comment ils seront évalués
- résultats anticipés de votre projet

  • Méthodes

- plan d’action qui comprend une description des objectifs visés, activités responsables et un échéancier.
- démonstration de l’implication du groupe-cible
- partenaires impliqués dans le projet

  • Évaluation

- méthodes adoptées en vue d’atteindre les objectifs et d’évaluer les résultats du projet donc évaluation du processus et des résultats
- indicateurs de succès

  • Plan de financement futur

- plans élaborés en vue d’assurer la continuité du projet au-delà de la période de financement et description des ressources susceptibles de maintenir le niveau de financement
- répercussions/impacts du projet

  • Budget

- coûts qui devront être financés par le bailleur de fonds
- coûts qui seront financés par des partenaires
- coûts doivent être réalistes
- présentation des rapports d’activités

  • Annexes recommandées

- liste des membres de votre conseil d’administration
- rapport annuel
- rapport financier
- brochure promotionnelle de votre organisme et/ou des services et programmes qui ont un lien avec le projet présenté
- lettres d’appuis

QUELQUES CONSEILS PRATIQUES

  • Les documents qui accompagnent votre demande de financement sont en quelque sorte «l’image» que vous projetez de votre organisme auprès du bailleur de fonds.
  • Rédigez la proposition du point de vue de votre groupe-cible visé par le projet.  Tenez compte de leurs besoins et non de ceux de l’organisme et de l’impact positif de votre projet sur leur vie.
  • Il faut adapter votre présentation à l’auditoire visé.
  • Respectez les échéances fixées par le bailleur de fonds.  Certains d’entre eux refuseront toutes demandes présentés après la date limite.
  • Si dans un délai raisonnable vous n’avez pas reçu de réponse, faites un suivi soit en téléphonant ou en leur envoyant un message électronique (courriel).
  • Quand vous avez un formulaire à remplir, tâchez de répondre aux questions le plus clairement possible.  Évitez les renvois même si la question vous semble répétitive.  Si vous ne pouvez répondre à certaines questions, expliquez les motifs qui vous empêchent de le faire et proposez une alternative.
  • Utilisez des termes concrets pour expliquer aux bailleurs de fonds comment la communauté bénéficiera de son financement et comment le projet répond à leur champs d’intérêt
  • Assurez-vous de l’exactitude des statistiques émis dans votre proposition

ET PUIS APRÈS

Après avoir soumis votre proposition, le processus continue....

  • Deux à quatre semaines après avoir soumis votre proposition, faites le suivi en téléphonant à la personne qui s’occupe de votre dossier afin de vous assurer qu’il a bien reçu votre proposition.  Vous pouvez également offrir de lui envoyer d’autres renseignements pertinents pour votre projet ou de la rencontrer avec d’en discuter davantage.  Vous pouvez inviter cette personne à venir visiter vos locaux ou le lieu choisi pour votre projet.
  • Les décisions concernant votre proposition peuvent prendre entre quelques semaines et un an dans certains cas.  Soyez patient mais persévérant.  
  • Si votre proposition est acceptée, remerciez le bailleur de fonds.  Remettez-lui des rapports d’étape régulièrement sur votre projet et tenez-le au courant des autres activités d’envergure ou des accomplissements de votre organisme.
  • Si votre proposition n’est pas acceptée, remerciez le bailleur de fonds et demandez-lui ses commentaires sur votre projet et les raisons du refus.  Vous pouvez aussi lui demander s’il serait prêt à considérer votre projet à un autre moment ou si vous en modifiez certaines composantes.  Peut-il aussi vous renseigner sur d’autres sources de financement pour votre projet ?

POUR CONCLURE

Pour conclure, voici une série de principes à respecter dans votre recherche de ressources :

  • Déterminez un projet dont vous êtes certain qu’il saura intéresser le groupe-cible que vous désirez rejoindre.
  • Vérifiez dans votre milieu si d’autres projets ont eu recours à la même méthode et source de financement que vous préconisez utiliser.  
  • Fixez-vous des objectifs précis.  Le montant à recueillir n’est pas le seul objectifs à considérer.  La visibilité de votre organisme, le recrutement de bénévoles, la sensibilisation d’un groupe-cible à vos activités peuvent être aussi des objectifs que vous poursuivez.
  • Ne mettez pas tous vos oeufs dans le même panier.  Diversifiez plutôt vos sources de financement.  Ainsi plus vos sources seront diversifiées, moins la perte de l’une d’entre elles affectera votre programme.
  • Ne vous lancez pas les yeux fermés dans des activités de financement trop coûteuses.  De façon général, le montant attribué à des activités de financement ne doit pas dépasser 20 % du montant global du financement.
  • Soyez réaliste dans le choix de votre méthode de financement.  Regardez les ressources dont disposent votre organisme et celles qui sont nécessitées par l’activité de financement.  
  • Choisissez le bon moment pour allez chercher le financement nécessaire.  
  • Limitez l’improvisation et les mauvaises surprises en planifiant une stratégie de financement de façon structurée et efficace.
  • Plus votre projet sera préparé et défini, plus il vous sera facile de trouver les ressources dont vous aurez besoin.
  • N’oubliez pas de procéder à l’évaluation de votre activité de financement et de remercier ceux qui y ont contribué.  

Edition: