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DES JOURNÉES TROP COURTES ?

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Courir du matin au soir, c’est stressant. Comment faire autrement quand il y a le travail, la maison, les enfants et toutes ses imprévus qui surgissent sans s’annoncer ? Vous avez l’impression que 24 heures ne suffisent pas dans une journée pour arriver à tout faire ce que vous aviez planifié. On se sent vite dépassé par la situation !  Il y a alors bien des chances que vous sentiez déchiré entre les tâches que vous devez faire et le temps que vous avez pour le faire.

Si le stress est le mal de notre sciècle, par contre le temps est sûrement la denrée la plus convoitée.  Qui, de nos jours,  n'aurait pas besoin de plus de temps?

Pas le temps de bien manger, parfois pas le temps de manger du tout!
Pas le temps de rire, de s'amuser.
Pas le temps de se reposer.
Pas le temps de rêver.
Pas le temps de s'arrêter.
Pas le temps de respirer.
Pas le temps de se connaître, de s'apprécier, de se comprendre, de s'aimer.
Où passe donc tout notre temps?

Chaque individu organise donc son emploi du temps en fonction de ses priorités et de ses obligations, d’une manière qui lui est tout à fait personnelle. L’essentiel est de savoir gérer son temps efficacement, de façon à pouvoir à la fois assumer ses responsabilités professionnelles, consacrer du temps à ses proches et prendre bien soin de son atout numéro un : la santé.  Voici quelques situations dans lesquelles on se fait prendre plus souvent qu'à notre tour et où on se retrouve essouffler à la fin de la journée :

On en prend trop à la fois : Bien souvent, on s’en met trop sur les bras (alors qu’on en a déjà plein le dos). Ce n’est pas un jeu de mots. On ne sait pas dire non ou bien on a de la difficulté à déléguer, et on se retrouve avec des journées qui sont de plus en plus longues.

Remettre au lendemain : Quand on en a déjà plus qu’on pourra en faire aujourd’hui, on est tenté de remettre au lendemain. Dans certains cas, c’est une bonne chose, ça permet de respirer; sauf qu’il faut choisir ce qu’on remet à demain et ce que l’on doit faire. Si vous repoussez un travail urgent, le lendemain, il vous attendra comme un bon petit soldat au prochain tournat et vous allez courrir toute la journée encore.

Les impondérables : On a bien beau être une personne organisée, connaôtre son travail et savoir estimer le temps qu’il faudra pour faire telle ou telle chose mais le problème c’est les “ imprévus ”.  Ils ont le don d’arriver à la dernière minute accompagnés d’une une pile de tâches qui doivent être absolument faites.  Et, encore une fois, vous courez.

Vous travaillez à contrat : Ce n’est pas la situation idéale : vous attendez deux longues journées après avoir eu une discussion avec un client et voilà que tout se bouscule le jour suivant. Vous allez courir les 3 prochains jours pour arriver à tout faire ce que l’on vous demande.

Être à la dernière minute : Il n’y a rien de pire et de plus stressant que d’être toujours à dernière minute. Souvenez-vous, c’est toujours quand on est pressé qu’on tombe sur les feux rouges ou qu’on choisit la rangée où on attendra le plus longtemps. Encore une fois, essayez de prévoir. Accorder quelques minutes de plus pour les tâches inscrites à votre horaire afin d’avoir une certaine flexibilité.

Ne faites rien pour vous débarrasser : Si une chose vaut la peine d’être faite, elle vaut la peine d’être bien faite. Ça ne veut pas dire qu’il faut viser la perfection mais si vous jugez qu’un travail ou une activité mérite que vous y investissiez du temps, ne les bâclez pas.  Comme ma mère nous disait souvent : « quand à faire quelque chose, cela vaut la peine de bien le faire ».

Prendre ça comme ça vient : Courir du matin au soir, c’est stressant, agressant et épuisant. C’est pourquoi il vaut la peine de s’arrêter pour réfléchir à des trucs, à des moyens de s’organiser pour ne faire qu’une chose à la fois et prendre le temps de bien faire les choses. En planifiant votre temps, cela vous permettra sûrement d’identifier dans votre horaire des périodes ou des bouts de journées qui peuvent être mieux exploiter.

10 plus grandes pertes de temps:

1.  Interruptions téléphoniques
2.  Priorités non-déterminées
3.  Manque de direction
4.  Trop de choses à faire à la fois
5.  Visite inattendue
6.  Désorganisation
7.  Bureau en désordre
8.  Procrastination
9.  Difficulté de dire "non"
10.  Télévision

SE RÉORGANISER

Il n’existe pas de méthode miracle de gestion du temps.  Cependant pour chacun d’entre nous , nous pouvons nous reposer sur certains principes fondamentaux :

Gérer son temps efficacement… une question de priorités : Si vous finissez régulièrement votre journée avec l’impression d’avoir effectué une course effrénée, il se peut que vous ayez quelques difficultés à gérer efficacement votre temps. Pour modifier cette situation, vous gagnez à revoir l’organisation de vos journées de travail.  Par où commencer ? En fin de journée, dressez la liste des tâches à réaliser pour le lendemain. Classez-les ensuite par ordre de priorité. Quand vous commencerez une nouvelle journée, effectuez d’abord les premières tâches que vous aviez sélectionnées la veille. Après vos heures de travail, il est probable que vous n’aurez pas épuisé toutes les tâches de votre liste.  Malgré tout, vous aurez la satisfaction d’avoir accompli ce qui était prioritaire.

Faire la différence entre une activité importante et une activité urgente :  Vos activités peuvent être classées dans deux catégories : urgente ou non urgente. Les activités prioritaires urgentes sont celles ayant les
échéances les plus rapprochées et qui demandent donc une attention immédiate. Comment se concentrer sur les activités importantes ? Essayez de ne pas vous laisser distraire par des interruptions qui nuisent à votre productivité. Si la situation et vos normes de service le permettent, ne prenez pas d’appel lorsque vous travaillez sur quelque chose d’important ou lorsque vous avez un visiteur. Vous retournerez vos appels une fois la rencontre ou le travail terminé. Avisez vos collaborateurs que vous désirez ne pas être dérangé durant une période donnée. À moins que ce ne soit important, indiquez poliment à un visiteur imprévu que vous êtes
occupé et proposez -lui un rendez-vous à un autre moment où vous serez disponible, le cas échéant.

Révisez régulièrement votre liste de priorités - Votre environnement professionnel et personnel évolue. N’hésitez pas à réviser votre liste de priorités selon vos besoins et ceux de votre organisme. Un examen périodique vous permettra de mieux concentrer vos efforts sur ces priorités, c’est-à-dire sur les activités les plus productives et les plus rentables pour vous et pour votre entreprise.

Pour organiser votre temps, il suffit …

  •  De surveiller votre timing
  •  De réfléchir à l'utilisation de votre temps
  •  D’être attentif au temps mal utilisé
  •  D’identifier les moments où vous êtes productif ou moins productif :

Si on sait comment on dépense son temps, il sera plus facile de le gérer

  • D’avoir une liste de tâches :

Écrivez sur une feuille de papier ce que vous devez faire, et puis décidez de ce qu'il faut faire maintenant ou plus tard ou si vous pouvez déléguer cette tache

  • De bien planifier son temps :

Il est vraiment utile d'avoir un agenda dans lequel vous notez vos rendez-vous, les cours, et vos réunions.  Sachez ce que vous allez faire le lendemain et couchez-vous en sachant que vous êtes prêts et que vous n'avez rien oublié.

    • Se créer un bon emploi du temps en utilisant judicieusement votre temps libre par exemple
    • De rester toujours maître de votre planning :  

    Votre emploi du temps ne doit pas devenir votre maître

    10 astuces pour gagner du temps :

    1.  S’organiser
    2.  Garder les choses simples
    3.  Faire une liste de tâches quotidiennes
    6.  Déterminer les priorités
    7.  Mettre une date limite et se récompenser
    8.  Se consentrer sur une chose à la fois
    9.  Être réaliste
    10.  Établir une routine régulière

    CONCLUSION

    Ce qui compte, c'est ce que vous faites de votre temps.  N’oubliez pas que les gens ne vous apprécient pas en tant qu'employé en raison du nombre d'heures que vous passez au bureau. Ils apprécient le fruit de votre travail et le résultat final. Prenez donc le temps de vivre et de profiter du moment présent.

    "Un temps qui ne serait pas une succession d'années, de mois, de semaines, de jours, d'heures! Ce serait quelque chose d'à peu près impensable. Nous ne pouvons concevoir le temps qu'à condition d'y distinguer des moments différents." Durkheim, Les formes élémentaires de la vie religieuse, PUF, p.14.

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