CRÉER UN BULLETIN D'INFORMATION

Plus qu'un service à votre clientèle, un bulletin d'information est pratiquement une nécessité si l'on veut stimuler le dynamisme de notre organisme.  Il permet d’assurer une liaison entre votre organisme et votre clientèle et aussi d’élargir les contacts entre tous les membres.  Un bulletin d'information peu devenir en sorte le ciment qui relie votre organisme à la communauté et aussi qui relie tous ses membres.

De plus, un bulletin d’information, qu'il soit publié "sous format papier" ou électronique,  il est un excellent outil de promotion pour votre organisme.  En plus d’être abordable, il permet d’informer sa clientèle sur les nouveaux soins et services que vous offrez mais également d’en faire la promotion.  À plus long terme, votre bulletin d’information permettra également de démontrer votre crédibilité et vos compétences donc aidera votre organisme à "être sur la carte" comme on le dit si bien.

La création d'un bulletin d'information se justifie pour apporter de l'information soit à notre clientèle, à des personnes intéressées par les services et programmes offerts par votre organisme ou bien à la communauté en général.  Il peut varier par sa forme et son contenu tout dépendamment des ressources disponibles.

POURQUOI OFFRIR UN BULLETIN D'INFORMATION ?

Il ne suffit pas seulement d'avoir l'idée de créer un bulletin d'information.  Avant de se lancer dans cette aventure, il faut se poser quelques questions :

  • quel est le but de ce bulletin ?
  • qui désire-t-on rejoindre ?
  • voulez-vous informer, éduquer ou bien promouvoir des services ?
  • à quel fréquence ce bulletin sera publié ?
  • quel format adopté (format papier, électronique) ?
  • quels sont les ressources humaines et financières disponibles ?
  • qui peut écrire les articles ?
  • qui sera responsable de la liste d'envoi ?
  • comment saura-t-on si ce bulletin est un projet rentable (évaluation) ?

Comment faire ?

Un bulletin d'information peut contenir entre deux et huits pages.  Il permet une lecture très instructive; on verra tout ce qu'un bulletin doit contenir nécessairement - par exemple les informations officielles ou celles qu'il est tenu de publier - et ce qu'il est souhaitable d'y trouver, une rubrique contenant des "nouvelles des membres" par exemple et des informations spécialisées, notamment sur les dernières nouveautés dans votre domaine. Il peut aussi contenir un "courrier des lecteurs".

On recommande vivement de ne pas voir trop grand au départ et de laisser le bulletin d'information s'étoffer progressivement. Vouloir créer dès le départ un bulletin d'information de grande qualité n'aboutit, le plus souvent, qu'à faire avorter le projet.
Quand vous aurez acquis suffisamment d'expérience et réuni assez de bons collaborateurs alors vous pourrez envisager de faire paraître un bulletin d'information du type de ceux que l'on retrouve à l'étalage des librairies. Mais avant de vous lancer dans une telle aventure, votre organisme devra s'assurer qu'elle dispose des ressources humaines et financières, d'excellents rédacteurs et de bons administrateurs.

Créer un bulletin électronique

Pour produire votre bulletin d'information, vous pouvez utiliser un logiciel de traitement de texte ou avoir recours à un service spécialisé dans ce domaine.  Tout dépend des ressources dont vous disposez.  La solution la plus simple serait de créer un groupe d'adresses électroniques (vos lecteurs) dans un logiciel de courrier.  Vous pouvez ensuite rédigez directement votre texte dans le corps du votre message ou bien y joindre votre document de format pdf, word, rtf ou autres.  Cependant, faites attention pour ne pas y inclure d'images ou de graphiques car cela ralentira le temps nécessaire pour le lecteur d'ouvrir son message.
Il existe entre autres deux services web qui vous permettent de gérer efficacement votre bulletin d'information:

Pour être efficace, votre bulletin électronique doit suivre quelques règles simples et éviter certaines erreurs courantes, mais coûteuses :

But

Déterminez pourquoi vous avez besoin d'un bulletin électronique. Vous devriez avoir un but ou un objectif clair en tête. Il devrait s'agir d'un bref énoncé de ce que vous avez l'intention d'accomplir grâce à votre bulletin. Il s’agit en fait du mandat de votre bulletin. Fixez-vous des objectifs. N'oubliez pas qu'un bulletin n'est pas seulement un moyen d’information mais il peut aussi devenir un outil de promotion. Peut-être souhaitez-vous utiliser votre bulletin pour montrer à vos clients actuels comment tirer le maximum du produit qu'ils ont acheté ou pour démontrer vos compétences dans un domaine particulier. Vous pouvez décider que votre bulletin couvrira une vaste gamme de sujets ou des sujets limités.

Destinataires

Décidez qui recevra votre bulletin. Un bulletin peut être efficace pour un destinataire, mais ne pas l'être pour un autre. Assurez-vous de bien comprendre la clientèle que vous visez; ce qui inclut leurs motivations et leurs besoins.

Contenu

Soyez bref - Veillez à ce que votre bulletin soit bref et qu'il aille droit au but. Les lecteurs qui reçoivent électroniquement de longs messages les mettront de côté pour les lire plus tard, puis ils les supprimeront tout simplement parce qu’ils n’auront pas le temps de lire votre bulletin. Éventuellement, ils annuleront leur inscription après quelques bulletins et vous les perdrez pour toujours. Si votre bulletin dépasse 1 500 mots, c'est mauvais signe.  Si vous désirez offrir de plus amples renseignements, fournissez un lien vers votre site Web, mais seulement après avoir donné de l'information pratique qui n'a pas besoin d'être complétée.

Misez sur une lecture immédiate - Donnez à vos lecteurs une raison de lire votre bulletin dès qu'ils le reçoivent. Incorporez de l'information qui les incite à agir immédiatement.  
Offrez de l'information importante - Fournissez des nouvelles et de l'information que les lecteurs peuvent utiliser immédiatement.  Ils devraient finir leur lecture avec le sentiment qu'ils ont appris quelque chose de nouveau et d'important. Offrez leurs des suggestions, des conseils pratiques sur ce qu'ils faut faire et d'autres idées.
 
Faites attention aux espaces publicitaires donc réduire la promotion au minimum : pas plus de 20 p. 100. Si les lecteurs croient que votre bulletin est une publicité, ils s'en désintéresseront. Les éditeurs de certains bulletins ajoutent parfois des messages promotionnels sous forme de bannières publicitaires, pour que les lecteurs puissent facilement les différencier du contenu de l'article. La majeure partie du temps, les lecteurs supprimeront le courriel, s'ils aperçoivent une bannière publicitaire dans leur volet de visionnement. Servez-vous aussi des symboles graphiques avec modération.

Ayez une table des matières - En ayant une table des matières dans laquelle on retrouve les grands titres de votre bulletin d’information électronique cela permet aux lecteurs d’avoir un aperçu du contenu en un clin d’œil.  

Utilisez des titres - En plus de donner un survol de l'information qui suit, les titres permettent de diviser le texte en groupes pratiques. Assurez-vous que les titres reflètent clairement et avec précision l'information qui suit.

L'orthographe est importante et la grammaire aussi - Vérifiez votre bulletin avant de l'envoyer, puis revérifiez-le de nouveau, avant de le faire vérifier par quelqu'un d'autre. Votre auditoire Internet est impitoyable. Des fautes d'orthographe ou de grammaire fréquentes peuvent détruire votre crédibilité.

Abonnement - Facilitez l'abonnement. La manière la plus facile pour les gens de s'abonner consiste à cliquer simplement sur un lien qui transmet leur adresse électronique à votre logiciel d'administration de bulletin (il s'agit techniquement d'envoyer un courriel vierge; la décision de cliquer sur la touche « envoyer » reste entre les mains de l'abonné). Facilitez aussi la procédure d'annulation de l'abonnement. Croyez-le ou non, les gens sont plus enclins à s'abonner à un bulletin, s'ils savent à l'avance comment faire s'ils changent d'avis.

Supposons que vous devez recueillir plus de renseignements sur vos abonnés, comme sur l'endroit où ils habitent et d'autres données démographiques alors un formulaire d'abonnement en ligne se prête mieux ce type de collecte de renseignements qu'un courriel. N'oubliez pas, plus vous demandez de l'information (et plus cette information est personnelle), plus vous risquez de perdre l'abonné. Demandez le minimum d'information dont vous avez vraiment besoin et expliquez pourquoi.

Distribution - Envoyez seulement votre bulletin à ceux qui le demandent. Faites-en la promotion autant que possible mais n'inscrivez jamais quelqu'un à la liste de distribution sans avoir obtenu son consentement. Respectez la confidentialité des adresses électroniques. Certains programmes de courriel vous permettent de masquer la liste des destinataires mais il vaudrait mieux trouver une application et un serveur spécialisés si vous voulez vous occuper vous-même de la distribution, surtout lorsque le nombre d'abonnés augmentera. Dans tous les cas, assurez-vous que la seule adresse visible sur tout bulletin est celle du destinataire.
 
Au début, distribuez vous-même votre bulletin à l'aide de votre programme de courriel qui peut vous sembler rentable. Envisagez de faire appel à un serveur spécialisé ou à un fournisseur de services lorsque votre lectorat commencera à s'accroître. Rappelez-vous qu'un courriel séparé est envoyé à chaque adresse.   
 
Une distribution régulière et prévisible améliorera l'effet et la réputation de votre bulletin. Choisissez un calendrier qui vous convient et respectez-le.

À la fin de chaque bulletin, indiquez comment s'abonner, comment annuler un abonnement et comment contacter l'administrateur (vous y êtes tenu par la loi dans certains endroits). Bien sûr, n'oubliez pas d'inclure l'adresse URL de votre site Web.

Promotion - Faites la promotion de votre bulletin aussi souvent que possible. Permettez aux gens de s'abonner à partir de votre site Web (affichez un exemple de votre bulletin d’information qu'ils pourront consulter en ligne). Faites de la publicité sur papier et sur Internet.

Envoyez des communiqués de presse. Ajoutez une invitation à s'abonner à votre signature électronique (indiquez aussi l'adresse de votre site Web). Demandez aux abonnés de transmettre votre bulletin.  

Établissez des relations réciproques avec des bulletins ou des listes de distribution complémentaires et faites de la promotion mutuelle.

Évaluation - Surveillez les changements relatifs à l'abonnement et à la liste de distribution. Si vous impartissez la distribution, votre fournisseur de services peut vous fournir des estimations exactes du lectorat et d'autres données.

Servez-vous de sondages pour déterminer ce que vos lecteurs aiment et ce qu'ils n'aiment pas à propos de votre bulletin. Demandez-leur ce qu'ils préféreraient lire et comment ils aimeraient que cette information soit présentée.
 
Faites un suivi auprès de ceux qui annulent leur abonnement, pour connaître la raison de l'annulation.

Erreurs coûteuses relatives aux bulletins

Voici une liste des erreurs les plus courantes et les plus coûteuses que les organismes pourraient toutefois facilement éviter lorsqu'elles présentent un bulletin électronique :

  • Distribution non sollicitée (pourriel);
  • Distribution irrégulière;
  • Bulletin promotionnel plutôt qu'informatif;
  • Axé sur l'éditeur et non sur le lecteur (trop de « nous » et pas assez de « vous »);
  • Évaluation inappropriée;
  • Titres non descriptifs ou qui n'attirent pas l'attention;
  • Mal écrit;
  • Hors sujet;
  • Aucune information sur l'annulation de l'abonnement;
  • Trop criard (mélange de polices, de couleurs et de styles);
  • Fautes d'orthographe et de grammaire;
  • Trop long;
  • Information pas trop intéressante ou qui n'est plus d'actualité.

Comme vous pouvez le constater, il n'est pas nécessaire d'investir un montant d'argent substentiel pour pouvoir offrir un bulletin d'information, surtout s'il est de format électronique.  Il suffit de créer un bulletin simple mais qui répond avant tout aux besoins du lecteur.